Как правильно расставлять приоритеты. Умение расставлять приоритеты

Если для вас актуален вопрос, как правильно расставить приоритеты, в первую очередь вам необходимо перестать озадачивать себя несколькими делами одновременно, иначе вы рискуете потерять чувство контроля, а это уже чревато ухудшением физического и психического здоровья.

Как справляться со всеми накопившимися делами, чтобы оставаться в эмоциональном тонусе и все успевать? Давайте разбираться.

Приоритеты: как их расставлять и почему это важно

Прежде чем начать расставлять приоритеты, необходимо суметь взять контроль над сложившейся ситуацией и временем. Для этого нужно проанализировать все происходящие в жизни события.

Возьмите ручку и блокнот. Напишите на бумаге все дела, которые вам доводилось делать в течение последней недели. Сколько времени вы посвящаете каждой области?

Если вы сможете ответить на этот вопрос, вам тут же удастся понять, как расставить приоритеты в жизни.
Затем подумайте, довольны ли вы своим времяпровождением.

Сколько времени вы уделяете важнейшим областям своей жизни. Речь идет о карьере, саморазвитии, здоровье, любовных и семейных отношениях.

Дайте каждой области оценку по шкале от 1 до 10, где 1 – подразумевает полное безразличие, 10 говорит о том, что она жизненно важна. Затем оцените успехи в той или иной области. Достаточно ли вы уделяете время каждой из них?

Продолжайте обращаться к шкале от 1 до 10.

После того, как вы проанализировали свою жизнь, отдельное внимание уделите тем сферам, которые получили оценку от 8 до 10.

Составляйте списки

Умение расставлять приоритеты поможет вам выполнять большой перечень важных дел. Вам крайне важно выяснить, какие поступки и действия в вашей жизни не присутствуют. Прочтите перечень нижеизложенных вопросов и запишите ответы на них в блокноте:

Что несет ценность для вас на данный момент?
Какой сфере вам бы хотелось посвящать больше времени?
Что не заслуживает в вашей жизни такого пристального внимания?
Какие области требуют от вас внимания на сегодняшний день? (к примеру, здоровье, семья, финансы).

Все свои действия вам нужно записать в том порядке, который особенно важен. Таким образом у вас на руках будет новый список приоритетов, согласно которому вы сможете действовать дальше.

Атакуйте свой мозг этой важной информацией и уже вскоре вы убедитесь, какую роль в жизни несет умение расставлять приоритеты.

Рецепт безумия довольно прост: разделяйте внимание на несколько дел и будьте в постоянном напряжении от накопившихся задач. Именно так теряется чувство контроля, что пагубно сказывается на физическом и психическом здоровье. Что же нужно делать, чтобы не быть придавленным обломками незавершенных дел? Один из самых лучших способов - научиться расставлять приоритеты.

Это важное умение, потому что без него мы склонны идти по пути наименьшего сопротивления. Самые сложные, важные, неприятные дела отодвигаются на задний план. Между тем мы занимаемся чем-то веселым и легким. Это приводит к сильнейшему стрессу в итоге: падение самооценки, потеря самоуважения, осознание бесцельно проведенного времени.

С высокой долей вероятности вы занимаетесь делами из многих областей за день: здоровьем, обучением, работой, семьей. И это не говоря о том, что хочется хоть немного повеселиться. А когда дел много, то самое сложное, но и важное, это понять, что делать в первую очередь.

Изучение своей жизни

Прежде чем расставлять приоритеты нужно обрести контроль над ситуацией и временем, а для этого необходимо выяснить, что происходит в жизни.

Как вы проводили свое время последний месяц?

Чтобы изменить свое отношение ко времени, нужно оценить его. Запишите все, чем занимались в последние недели.

Сколько времени вы уделяете каждой области жизни? Ответ на этот вопрос поможет понять, каковы ваши приоритеты прямо сейчас.

Подумайте о самых важных областях своей жизни: карьере, отношениях, личном развитии, финансах, семье.

Изучите те сферы, которые вы оценили от 8 до 10. Если существуют разрывы в 2 или более баллов между важностью области и удовлетворенностью ею, это говорит о плохом балансе. Вы тратите время не на то, что важно.

Установите новые приоритеты, чтобы делать больше важных дел.

Третий шаг: выяснить, какие поступки, действия и задачи отсутствуют в вашей жизни. Запишите, что приходит на ум, когда вы читаете следующие вопросы:

Что самое главное в моей жизни прямо сейчас?
Какой области я бы хотел уделять больше времени?
Где мне нужно тратить меньше времени?
Какие области требуют моего внимания сейчас? (например, здоровье, семья, финансы)

Запишите свои действия в том порядке, который наиболее важен. Это ваш новый список приоритетов.

Подробнее остановимся на этом шаге.

Как расставить приоритеты

Метод первый: через год

Допустим, у вас есть три возможных пути развития событий в жизни, пойти вы можете только по одному. Как можно принять правильное решение?

При столкновении с трудным выбором, представьте свою жизнь через 12 месяцев. Вы на год старше, достигли некоторых своих целей и оглядываетесь на сегодняшний день. Отстранитесь от настоящего со всеми его заботами и проблемами. Что вы делали? Что пошло не так, а что получилось? Какая деятельность помогла быстрее реализовать самые важные цели?

Простой пошаговый процесс этого метода:

Представьте себя и свою жизнь через год.
Думайте о том, как вы достигли всех своих целей.
Создайте список дел, которые приведут к этому.

Представляя себя через год (пять, десять лет), можно взглянуть на свою жизнь с совершенно другой стороны. Вы, скорее всего, поймете, что работает, а что нет. Используя эту информацию, можно изменять свои приоритеты и выбирать более эффективные варианты.

Метод второй: обратное мышление

Обычно при расстановке приоритетов вы сталкиваетесь со списком дел и пытаетесь выяснить, что из этого более важно. Но не с методом «Обратное мышление».

Нужно начать с задачи, которую вы считаете своим главным приоритетом. Например, завершить проект до конца дня. Таким образом, приоритет №1 - завершить проект. Чтобы убедиться, что эта задача действительно самая важная, начните сравнивать ее с другими, которые входят в главный список.

Предположим, приоритет №2: просмотреть все показатели бизнеса и при необходимости настроить расписание.

Думая о долгосрочных вознаграждениях и влиянии каждого вида деятельности, сравните их возможные результаты и убедитесь, что приоритет №1 действительно важнее №2. Например, работа всей компании и ваша премия зависит от того, завершите ли вы проект. Таким образом, выяснив, что менее важно для вас, можно определить и то, что более важно.

Метод третий: сбалансированная система показателей

Этот метод (Balanced Scorecard) упоминается в 4000 книгах, представленных на сайте Amazon. Это, как минимум, указывает на то, что он достоин внимания.

Самое большое преимущество этого метода заключается в его способности определять действия и цели, которые приносят наибольшую ценность в нескольких областях . Если вы не знаете, какая задача представляет самую существенную пользу на нескольких уровнях, достаньте ручку и бумагу и запишите следующее. Но прежде подумайте о своих целях и ожидаемых результатах. Установите реалистичные ожидания в соответствии со своим набором навыков и количеством доступного времени.

Шаг первый: укажите свои цели.

Выясните, что действительно важно для успеха. Составьте список целей и ожидаемых результатов, которых вы хотели бы достичь к концу дня, недели или месяца.

К примеру, в качестве менеджера проекта вы можете быть заинтересованы в следующих целях: завершить проекты А и Б, увеличить продуктивность, увеличить ежемесячный доход.

Шаг второй: обрисуйте все свои задачи.

Чтобы найти задачи с наивысшей пользой, сначала необходимо определить все свои приоритеты. Создайте таблицу с целями и задачами, которые подпадают под каждую деятельность.

Цель: завершить проект А. Деятельность: встретиться с командой, создать план действий для нее, отслеживать результаты их работы.

Цель: увеличить продуктивность. Деятельность: улучшить свое расписание, встретиться с командой и ознакомить их с ним, убрать ненужные задачи или отдать на аутсорсинг наименее важные, проанализировать, какие дела занимают больше всего времени.

Шаг третий: создайте сбалансированную систему показателей для приоритетов.

Если у вас четыре главные задачи, нарисуйте четыре пересекающихся круга и напишите название своих целей в каждом. Затем оцените, какие действия приводят к дублированию пользы, то есть помогают достичь нескольких целей одновременно.

Например, встреча с клиентом может привести к ускоренному процессу работы над проектом и увеличению ежемесячного дохода. Анализ работы вашей команды приводит к повышению производительности и более быстрому завершению проектов.

«Двух зайцев одним выстрелом» - это выражение как нельзя лучше подходит этому методу. Применяйте его во всех сферах своей жизни и вы увидите, что одна задача может влиять на несколько из них. Чем более вдумчиво вы будете анализировать, тем более точно станете расставлять приоритеты.

Метод четвертый: матрица Кови

Вероятно, вы уже слышали и читали о , но ее нельзя не включить в наш список: слишком уж этот метод хорош. Он помогает и в расстановке приоритетов и в снижении уровня стресса. Когда вы понимаете, что делаете все правильно, напряжение уходит.

Известный писатель по личностному росту Стивен Кови предлагал разделить лист бумаги на четыре секции, нарисовать линию поперек и линию сверху вниз. Подумайте о том, какими делами занимаетесь в последнее время и поместите их в один из четырех квадрантов:

Важные и срочные.
Важные и не срочные.
Неважные и срочное.
Неважные и не срочные.

Большинство своих дел надо держать в квадранте «важные и не срочные» и не допускать их перехода в «важные и срочные». А неважные срочные и не срочные надо жестко фильтровать, от многого отказываться.

Простая мысль, к которой подводит нас матрица Кови - в важных делах нельзя допускать завалов и авралов. Это чревато ошибками, упущениями, конфликтами и может негативно сказываться на жизни. Проанализируйте свою жизнь: что из важного станет срочным совсем скоро? Список может содержать десятки разных дел. Это то, что нужно и к чему стоит приступать уже сейчас.

Метод пятый: ABCDE

Мотивационный спикер Брайан Трейси очень любит простые и эффективные методики. Его главное кредо: думай, планируй и работай быстрее. Этот подход он использует в своей стратегии под названием ABCDE.

Вот как это работает: выпишите на лист бумаги все дела, которые вам нужно выполнить за ближайший месяц. Одно это уже поможет почувствовать облегчение, потому что видеть список целей перед собой - это значит убрать туман из головы.

Задачи А - наиболее важные.

Это самые важные дела, которые имеют значительные последствия для вашей судьбы. Может быть, они не особо приятные, но их необходимо выполнить - и чем раньше, тем лучше.

Если вы не выполните эти задачи, то потеряете деньги, здоровье, близкого человека, может быть даже свою жизнь. Говоря словами самого Трейси - это «лягушки», которых нужно съесть. Это те дела, которые надлежит выполнять в первую очередь.

Если у вас есть много задач А, нужно и их разделить по приоритетамь. Теперь самое главное дело будет выглядеть как А-1, второе по важности А-2, далее А-3 и т.д.

Задачи B имеют меньшие последствия.

Выполнение задач типа В тоже имеет незначительные последствия. Можно ли ими пожертвовать? Все зависит от ситуации. Например, если у вас есть задача А, но на данный момент ею нельзя заниматься, тут же принимайтесь за В. И наоборот, не стоит заниматься прокрастинацией и самообманом, если задача А может быть выполнена сейчас.

Если у вас висит незавершенный проект, который повлияет на вашу судьбу, то не стоит заниматься уборкой до момента, пока он не будет завершен.

Задачи С не имеют последствий.

Задачи типа С - это то, что было бы неплохо сделать, но что не имеет никаких последствий, независимо от того, делаете вы это или нет. К примеру: звонок другу. Такая деятельность никак не влияет на вашу жизнь.

Нельзя выполнять задачи типа С, если остаются А или В.

Задачи D можно делегировать кому-нибудь.

Задачи D можно безболезненно поручить кому-нибудь другому. Это помогает высвободить больше времени на задачи А.

Простой пример: пригласить уборщицу вместо того, чтобы заниматься наведением порядка самому.

Задачи E нужно убрать из списка дел.

Задачи типа Е - вовсе не задачи. Сплетни, видеоигры, социальные сети, бесцельный серфинг - все то, что никак не влияет на вашу жизнь и на что не следует тратить время при наличии более важных задач. Их можно заменять типом С - вместо соцсетей позвоните другу.

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс - это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.

Выясните, каковы ваши главные ценности и принципы.

Ценности и принципы - это те правила, в соответствии с которыми люди живут. Они особенно пригодятся, когда вы сталкиваетесь со сложной жизненной ситуацией. Например, поступить честно или бесчестно в бизнесе? Ваши моральные принципы помогут ответить на этот вопрос.

Принципы и ценности хороши еще и тем, что позволяют посмотреть на общую картину. Порой мы так сосредоточены на деталях, что не понимаем, что и зачем делаем.

Выясните, какие у вас самые затратные привычки в плане времени.

Почти каждый человек занимается чем-то таким, что высасывает время. У него есть оправдание: я много работал, а теперь отдыхаю. Но разве просиживание в социальных сетях - это отдых? От этой привычки многие люди получают стресс.

Составьте список «пожирателей» времени. Выясните, сколько часов они отнимают ежедневно. А в неделю? Это бесценное время можно потратить на что-то более важное. Например, на задачи типа А по методике Брайана Трейси.

Найдите цели для своих приоритетов.

Если у вас есть цель, привязанная к приоритету, то работать над ее достижением будет гораздо легче. Чем они отличаются? Например, вашим приоритетом может быть общение с людьми, потому что вы застенчивы. А целью может стать прочтение книг по , посещение мероприятий, знакомство с определенным человеком.

Используйте напоминания.

Пожалуй, это самый эффективный совет, к которому нужно прислушаться сразу после того, как вы расставили приоритеты. Он позволяет придерживаться и не забывать о них. Ведь как часто вы пробовали что-то ввести в свою жизнь и постепенно забывали об этом? Начинали бегать каждый день, через неделю бегали уже 3 дня в неделю, а через месяц лежали на диване и думали, что какой там бег, вы и так сильно устаете?

Напоминайте себе каждый день о том, в чем состоят ваши приоритеты. Набор разноцветных стикеров стоит копейки, а пользу может принести неоценимую. Расклейте их по своей квартире, используйте напоминания на телефоне или ноутбуке, бомбардируйте свою психику этой информацией и не дайте себе о ней забыть.

Книги

Расстановка приоритетов - процесс, который требует развития многих навыков. Необходимо научиться искусству , уметь составлять списки и многое другое. Вот список книг, которые будут полезны на старте:

«На пределе» Эрик Бертран Ларссен.
«Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси.
«Книга о власти над собой» Тони Роббинс.
«Беспредельна власть. Как добиться вершин личных достижений» Тони Роббинс.
«Что ты выберешь?» Тал Бен-Шахар.
«Не отвлекайте меня» Эдвард Хэлловэлл.
«Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
«К черту все! Берись и делай» Ричард Брэнсон.

Желаем вам удачи!

В этой статье я соберу всю ключевую информацию о том, как расставить приоритеты . Правильная расстановка приоритетов играет очень важную роль в жизни любого человека, она важна во всех сферах человеческой жизнедеятельности и в жизни в целом. Правильно расставленные приоритеты позволяют в любом деле, реализовать все свои и мечты.

Расстановка приоритетов – это один из важнейших – искусства управления временем. Очень часто люди ничего не успевают, не выполняют нужные дела, не достигают поставленных целей только потому, что не знают, как правильно расставить приоритеты. Они бросаются выполнять все дела одновременно и в результате не могут выполнить качественно ни одно из них, тем более – самые важные и необходимые дела. Избежать этой ошибки и существенно поможет правильная расстановка приоритетов. Для начала давайте разберемся, что это такое.

Расстановка приоритетов – это сортировка всех стоящих задач по степени важности, для того чтобы выполнять их в порядке очередности, и для того чтобы самые важные, самые приоритетные дела всегда выполнялись в первую очередь и были выполнены.

На первый взгляд, ничего сложного. Но на практике все не так просто… Если вы часто не успеваете сделать что-то важное, если вы постоянно откладываете важные дела на потом, если вы постоянно хватаетесь за несколько дел сразу – вам однозначно стоит задуматься о том, как правильно расставить приоритеты. И далее я предложу вам для этого целый ряд инструментов разной степени эффективности, из которых вы сможете выбрать и использовать те, что понравятся и подойдут конкретно вам.

Методы расстановки приоритетов.

Итак, рассмотрим разноплановые методы расстановки приоритетов. Некоторые из них я уже более подробно расписывал в других статьях, поэтому буду давать ссылки – переходите по ним, чтобы ознакомиться детальнее.

Матрица Эйзенхауэра. Очень популярный и эффективный способ правильно расставить приоритеты, который активно обсуждается в различной литературе, на семинарах и . Суть этого метода заключается в том, чтобы распределить все необходимые задачи по двум критериям: по степени важности и срочности. Таким образом, получается своего рода матрица – таблица, в которой приоритетность выполнения дел снижается от левого верхнего угла к правому нижнему.

Применяя матрицу Эйзенхауэра, можно практически полностью исключить вероятность того, что не будет выполнено какое-нибудь важное и срочное дело, а это уже не мало.

Составление списков дел. Многие люди, думая о том, как расставить приоритеты, пользуются именно этим методом, потому что он очень простой, понятный и доступный. Суть заключается в том, чтобы планировать свое время путем составления списков дел и следования этому списку. При этом самые важные дела должны ставиться в начале списка, и далее, по мере убывания приоритетности.

Правило Парето. Расставить приоритеты правильно можно и при помощи знаменитого правила (или закона) Парето. Суть его в том, что лишь 20% усилий приносят 80% результата и наоборот: 80% усилий приносят только 20% результата. Расстановка приоритетов в этом случае очень проста: нужно выделить свои 20% самых эффективных дел (на основе анализа уже имеющихся данных) и сконцентрировать свои усилия именно на них. Они будут являться для вас самыми приоритетными, а все остальные 80% – вторичными.

Подробнее о действии этого закона и его применении можно прочесть в статье .

Квадрат Декарта. Довольно сложный метод расстановки приоритетов, требующий больше временных и умственных затрат, в сравнении с остальными, но зато и более точный, более эффективный. Лучше всего использовать этот способ для расстановки приоритетов в глобальном плане, например, на год, на несколько лет или даже на всю жизнь. Для ежедневного планирования он будет неудобен.

Как применять данный метод для планирования? Нужно каждую свою цель рассмотреть с четырех сторон:

Что будет, если я это сделаю?
Что будет, если я это не сделаю?
Чего не будет, если я это сделаю?
Чего не будет, если я это не сделаю?

Каждому вашему ответу можно придать определенный вес, и по сумме этих весов расставить приоритеты своей деятельности: от большей к меньшей.

Метод АBC. Очень упрощенный, а потому доступный способ расстановки приоритетов, который заключается в распределении всех своих дел всего на 3 категории важности:

A – очень важные;
B – не очень важные;
C – совсем не важные.

Соответственно, дела из категории A будут иметь для вас наивысший приоритет, следом будут идти дела из категории B, и в последнюю очередь – дела из категории C. Несмотря на всю свою простоту, метод ABC практически полностью исключает возможность “потерять” и не выполнить важную задачу, поэтому его вполне можно использовать.

Олимпийская система. Расстановка приоритетов по этому принципу происходит путем последовательного попарного “соревнования” – сравнения задач с целью определения финалиста-победителя.

Допустим, у вас имеется 16 задач (число может быть любым, какое вам необходимо). Вы проводите между ними попарный “турнир” – 1/8 финала, выбирая из каждой пары более приоритетную задачу. Остается 8 дел – им вы точно так же устраиваете 1/4 финала, в которой определяются 4 полуфиналиста. Затем 1/2 финала для определения 2 финалистов. И, наконец, финал, где определяется цель-победитель. Она будет иметь для вас наивысший приоритет, второй полуфиналист – следующий по степени важности, четверть-финалисты – следующий и т.д.

Метод попарного сравнения. Этот вариант расстановки приоритетов похож на предыдущий, но немного сложнее, поскольку сравнивать задачи здесь необходимо по нескольким критериям, наиболее важным для вас. Каждому из таких критериев удобно придать свой вес, допустим, по шкале от 1 до 5.

В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача, которая сродни искусству. И для ее решения не обязательно штудировать многотомные пособия по тайм-менеджменту. Достаточно грамотно расставить свои приоритеты.

Как это делается и что значит «расставить приоритеты»? Дословный перевод слова приоритет означает «первый». Иными словами это первоочередная задача или действие. Зачастую таких задач за весь оказывается несколько, и многие теряются в том, как выполнить все важные дела и ничего не упустить из виду. Кроме того, есть и более глобальные цели из ряда жизненных. Поэтому второй важный для многих вопрос – как расставить жизненные приоритеты? Помочь в обоих этих случаях может только отработанная схема или методика. И таковые, к счастью, имеются.

Методы расстановки приоритетов

Прежде всего, умение расставлять приоритеты заключается в грамотном распределении задач по степени важности. И на этом этапе у многих начинаются проблемы. На первый взгляд многие задачи не кажутся настолько важными, коими являются на самом деле. Определить эту степень и призваны многочисленные способы расставления приоритетов. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Принцип Эйзенхауэра. Один из наиболее часто применяемых в определении первостепенных и второстепенных задач. Чтобы понять, как поставить приоритет, создайте себе анкету, чтобы научиться отделять понятия важности и срочности. Например:

вы хотите возобновить работу над целью, которую вы поставили на год. Однако никак не можете заняться этим делом. Это важно или срочно?
на почтовый ящик пришло несколько писем. Прочитать их прямо сейчас это важно или срочно?
вы решили, что раз в полгода будете посещать врача. Прошло ровно полгода, но вы так и не сходили к нему. На сегодняшний момент это важно или срочно?

Верные ответы:

Важно
Срочно
Важно

Этот принцип основан на комбинации лишь двух возможных вариантов, что позволяет сделать анализ и классифицировать все предстоящие задачи. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит понять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Метод, позволяющий понять, как расставить приоритеты в работе. Согласно автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей» все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

Важное и срочное
Важное, но не срочное
Не важное, но срочное
Не важное и не срочное

По словам С. Кови, успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако каждый сам принимает решение, какие задачи важнее – из квадранта 1 или 2.

3. Похожий принцип того, как правильно расставить приоритеты есть в методике «АБВ» . Но задачи в ней делятся на 3 категории.

Человек имеет определенные цели и стремится достичь успеха, но следует уметь отдавать предпочтения самому важному. Как это сделать - расскажем ниже

Раскрываем суть приоритетов

Часто люди оказываются в ситуациях, когда не справляются с запланированными делами. Они всегда спешат, раздражаются на окружающих и не понимают, как другие всё успевают. И это касается не только повседневного быта - бывают ситуации, когда люди счастливы в семейной жизни, однако их не устраивает социальный статус или уровень доходов, так происходит неправильное распределение предпочтений между ценностями.

Приоритетами в жизни могут быть нематериальные вещи, которые играют роль в конкретное время, и благодаря им достигается желаемый результат. Например, перед вами стоит выбор: остаться на своей работе с меньшей зарплатой, но иметь больше свободного времени, или пойти на повышение, больше работать и получать хороший доход. Если преимущество будет на стороне материальной выгоды, то приоритетом будет смена работы.

Ставить перед собой цели - задача простая. Однако правильно определить то, что необходимо, бывает тяжело. Существуют народные правила определения приоритетов, которые помогают в трудных ситуациях шагать вперед. К ним специалисты относятся несколько скептически. Факт их наличия не позволяет нам пройти мимо этих советов.

Рекомендуют делать то, что первое упадет в глаза. Идя на работу, много не планируйте. Придя к рабочему месту, занимайтесь тем, что стало вашей целью в первую минуту. Такой способ называют метод мишени.
Не удивляйтесь, когда вам говорят, что вне очереди должны быть те дела, которые больше всего раздражают. Согласно методу скрипящего колеса, важным является то, что меньше всего хочется делать.
Когда дедлайны погорели, время уже давно наступило на пятки, умения расставлять приоритеты определяется благодаря методу жареного петуха. В этом случае внимание уделять нужно тому, что просрочено, и откладывать этого дела больше нельзя.
Один из самых приятных - метод лентяя. Это когда преимущество в работе отдается тому, что не напрягает, а приносит удовольствие. Более серьезные задачи откладываются на потом.

Перечисленные способы можно применять как и в частной, так и в рабочей сфере жизни.

Как сосредоточиться на цели и найти свое направление

Советов для составления планов и правильной организации времени существует много. Если прислушиваться к эффективности каждого из них, можно утверждать, что успех достигается крайне легко. Однако на практике все гораздо сложнее. Поэтому мы подготовили описание нескольких методов, чтобы вы смогли подобрать для себя лучший из них.

Рекомендуем сначала оценить реальное положение дел. Старайтесь ставить перед собой задачи и не бойтесь планировать больше, чем сможете сделать. Такая ситуация всегда будет держать вас в тонусе.
Метод расстановки приоритетов с оценки текущего состояния задач действенная тем, что вы сможете понять, на каком этапе развития находятся ваша жизнь прямо сейчас. Суть метода кроется в устном анализе или описании того, что происходит прямо сейчас. Старайтесь взглянуть со стороны на свою жизнь. Выделите положительные и отрицательные состояния и вносите коррективы.
Используйте правило желаемых вещей через год. Постарайтесь представить свою жизнь через 365 дней. Спроецируйте свои действия, подумайте о том, как достигали поставленных целей. Оцените все, что привело вас туда. Постарайтесь отстраниться от реальности, а воображаемый опыт поможет понять: работает ваша стратегия или содержит ошибки. Тогда вы сможете определиться, двигаетесь в правильном направлении или для успеха вам нужно выбрать другие варианты.
Используя «Обратное мышление», можно понять важность поставленных задач, благодаря списку дел. Для этого нужно работать с доской желаний, на которой выпишите главные цели. Отталкивайтесь от противоположного, то есть зачем вы достигаете чего-то, какой в этом смысл. Это позволит определить главные вещи.

Работа с доской желаний полезна тем, что она собирает все планы в одно место, и человек так понимает сразу, чего он хочет.

Фундаментальные основы расстановки приоритетов

Составляя планы личной жизни или пытаясь реализовать важные рабочие проекты, нужно всегда верно выстроить цели. Чтобы понять, что мы делаем так, а что неправильно, надо определиться, как расставить приоритеты в жизни. В основе такой работы будут критерии, которые и определяют ход нашей жизни.

Пользоваться можно достижениями других или создавать собственные стандарты. В последнем варианте важно, чтобы ориентиры признавали и уважали эксперты или близкие для нас люди.

В личной жизни также нужно производить критерии. Например, определиться, как лучше проводить свободное время, понять, что является отдыхом, а что лишь маскирует дополнительную нагрузку под него.

Обратите внимание

Разработайте принципы, по которым можно узнать ближайшее окружение. Тогда у вас не будет необходимости общаться с ненужными людьми.

Упрощайте свою задачу, группируя приоритеты в работе по следующим критериям:

Необходимо;
Желательно;
Возможно.

К первой группе будут зачислено все, без чего вы не можете обойтись. Если это связано с работой, то это должно вам приносить желаемый доход. Это личная жизнь? Тогда определитесь, без чего вы не сможете обойтись в этой сфере. К примеру, это может быть поддержка хороших отношений с близкими людьми.

Вторая группа - это все, что связано с вашим удовольствием. Таким образом, не всегда вы будете иметь выгоду, но моральный аспект дела будет приносить результат.

Третье - то, к чему вы равнодушны.

Рассмотрение эффективных методов

Благодаря 34 президенту Соединенных Штатов Америки - Дуайту Эйзенхауэру - мир получил способ расстановки приоритетов, который помогает определить цели и направить время в правильное русло. Используя матрицу Эйзенхауэра, мы группируем свои дела на четыре вида.

Сначала двумя стрелками мы делим лист на 4 части. В верхней части у нас будут срочные дела, а в нижней – не срочные. По правую сторону важные, а по левую - неважные.

Объединив все, мы получаем следующее:

Важные и срочные дела. Сюда обычно относят все дедлайны, ту работу, которая приносит наибольший доход, является для нас первоочередной. Эксперты советуют не перегружать первый сегмент более, чем 1-2 задачами, поэтому к структуризации нужно подходить крайне реалистично. Сюда относят, например важные деловые встречи, а в личном плане - поход к врачу при острой боли.
Вторую группу занимают неважные, но срочные дела. Это обычно то, что появляется внезапно и требует немедленного исполнения. Однако особой ценности не несет. Скажем, надо отправить поздравления коллегам по случаю профессионального праздника. Что касается частной жизни, то нужно как можно раньше исправлять ошибки, связанные с расстановкой приоритетов, чтобы не обидеть своих близких.
Следующий сегмент - это важные, но несрочные. Работа, к которой нужно отнестись ответственно, однако сроки ее выполнения не являются критическими. Сюда относим настройки контактов деловых встреч, чтения важной литературы, изучение языков и тому подобное.
К последнему виду - неважные и несрочные дела - можно отнести разговоры с друзьями, проведения досуга и тому подобное. Эта группа - ленивые занятия, которые существуют, чтобы «убить время».

Интересным способом расстановки целей является метод ABCDE. Он помогает понять, что такое приоритеты в жизни.

Для этого создайте список и относите дела к следующим категориям, где:

А - важнейшая работа, обязательна к исполнению. Если эти дела не будут предприняты, следует ожидать серьезные последствия.
В - важная, но без серьезных последствий работа.
С - то, что желательно сделать. Не выполнение дел в этой группе принесет определенные последствия, но они не будут весомыми.
D - сюда относятся задачи, которые можно отложить или поручить другому.
Е - относите к этому виду то, что нельзя исключить и вообще не тратить, по возможности, на это время.

Суть успеха в том, чтобы уметь ограничивать себя в неважном для достижения результативности в более необходимых вещах. Принцип пирамиды приоритетов по этой теории базируется на определении степени важности заданий/дел. Чтобы провести аналогию, можно воспользоваться примером горлышко бутылки, то есть узкого прохода, который мешает эффективной реализации работы. В случае с пирамидой приоритет нужно определять так: насколько контрольная процедура может влиять на достижение конечного результата.

Пользуясь методом Парето, нужно делить дела в пропорции 20% на 80%. Согласно этой системе, 20 процентов прилагаемых усилий приносит 80 процентов успеха. И наоборот: 80 процентов работы приносит всего 20 процентов эффективности. Поэтому до 20% нужно отнести то, что, по вашему мнению, является самым важным, и сосредоточиться на выполнении. А до 80% относить второстепенные дела.

По системе GTD для планирования собственной эффективности нужно привлекать дополнительные устройства и системы, скажем, делегировать задачи. Для этого составляйте списки и обязательно завершайте задачи сами или с помощью других людей, при этом указывайте сроки завершения. Лучше всего использовать для этого веб-заметки. Главное - завершать все в срок, составлять расписание на день и в остальное время отдыхать.

Еще один метод - деловая игра «Принудительная расстановка приоритетов». Для этого вам понадобится от 3 до 10 участников. Суть ее заключается в том, что, используя списки задач и критерии оценки важности каждой, группа должна прийти к единому списку приоритетов. Благодаря этой игре вы оцениваете каждый этап и каждое действие относительно других. В конечном итоге вы составляете список по рейтингу и обсуждаете с каждым участником полученный результат.

Планируем день правильно

Согласно рекомендациям специалистов, день нужно разделить на три этапа - выделить срочные дела, средней срочности и совсем не срочные. Старайтесь выполнить всю важную работу в первой половине дня и не откладывайте дела на потом.

Важной предпосылкой успеха является анализ выполненных заданий. Составляйте списки, группируйте их по важности и оценивайте выполненную работу.

Создайте себе напоминание о том, что неважные дела вас не касаются. Сделайте себе за правило хотя бы один месяц говорить ненужным обязанностям «нет» - тогда эта привычка закрепится.

ClearFocus подходит для приложений на операционной системе Андроид. Оно помогает контролировать своё время и распределять его на выполнение важных задач.
Pomotodo - приложение китайских разработчиков как для IOS так и для Андроид. По принципу работы похож на первый сервис. Включает в себя 25-минутный таймер работы и 5-минутный на перерыв на отдых. Графики результативности в приложении помогут отследить свои успехи.
Any.do - список задач для Андроид в Google Play. В приложение входит также и система напоминаний о запланированных делах и специальный календарь.
С помощью TickTick каждый желающий сможет составить списки с задачами разных приоритетов. Можно отмечать выполнение задач, добавлять новые и переключать списки.
Техника «Помодоро» - это специальная программа, которая делит время на определенные отрезки. Например, полчаса разделяет на 25 минут работы и 5 минут отдыха. Перед работой или учебой напишите список дел и четко следуйте за «помидорным» отрезком. После того, как вы завершите одну работу, делайте перерыв 15-30 минут и затем приступайте к выполнению следующих задач по схеме 25 + 5 минут.

Примеры, о которых рассказывает практика

Известным методом расстановки приоритетов является «Правило 20%» в Google. В соответствии с ним каждому работнику разрешалось 20 процентов рабочего времени уделять другим проектам, которые не имеют отношения к основному месту работы. Таким образом, один рабочий день в неделе был свободным от работы.

«Правило 10%», или «Закон пирамиды энергий» гласит, что только часть энергии, которая поступила определенному человеку, передается дальше, а именно - 10%. Способно ли это правило помочь в расстановке приоритетов? Да, большинство людей отвечают положительно на этот вопрос. Просто помните о том, что 10% рабочего времени стоит уделять своим делам, которые не относятся к рабочим моментам. Здесь и становится понятно, почему же « правило 20%» и «правило 10%» похожи.

В реальной жизни есть множество способов для расстановки приоритетов. Однако каждый человек должен подбирать индивидуальные способы организации своей жизни. Поэтому к заимствованному опыту стоит добавлять свои методы, которые будут эффективными как и в рабочих делах, так и в личных.