Правильность оформления путевых листов легковых автомобилей. Составляем путевые листы по-новому: инструкция для бухгалтера

Чтобы стать профессиональным водителем, одного умения управлять транспортными средствами недостаточно. Будни этих людей подчиняются строгому распорядку и графику, их передвижения планируются заранее и постоянно контролируются. Чтобы выполнить все задания вовремя и качественно проделать работу, им необходимы такие качества как терпение, уравновешенность, дисциплинированность и, конечно, пунктуальность. Кроме того, хороший водитель умеет вести необходимую документацию и внимательно следит за состоянием автомобиля (несмотря на на то, что техническое обслуживание осуществляют другие специалисты).

Одним из главных документов, который везде и всюду сопровождает водителя, становится путевой лист. Это перечень посещенных мест (торговых точек, складов) с указанием количества израсходованного топлива и километража. Если речь идет о транспортировке товарно-материальных ценностей (ТМЦ), то путевой лист крепят к накладной.

Путевые листы: структура документа и порядок оформления

Несмотря на то что путевые листы (ПЛ) составляют не по стандартному образцу, а так, как удобно самим работникам, они считаются официальными документами. Благодаря ПЛ бухгалтера могут выполнять первичный учет работы транспортных средств (ориентируясь на данные, приведенные в документе) и начислять заработную плату водителям.

Оформление путевых листов возлагают на диспетчера предприятия или на того, кто выступает в роли его представителя. Обычно ПЛ выписывают в одном экземпляре, но при его утере может быть выдан дубликат (такие ситуации возникают крайне редко).

Срок действия (юридической силы) документа ограничивается продолжительностью одной рабочей смены. Если фирма практикует командировочные заезды продолжительностью в несколько дней, то на весь этот период выписывается один путевой лист.

Это основные элементы документа:

1. Номер путевого листа.
2. Дата, когда была открыта путевка.
3. Подпись человека, выдавшего документ.
4. Официальная печать фирмы.

Назначение путевого листа

Путевые листы оформляют с очевидной целью: для контроля действий водителя и учета износа транспортного средства. В документе отражают пробег автомобиля, а эту цифру сравнивают с плановым показателем. Конечно, могут быть отклонения, но в целом маршрут должен максимально совпадать с расчетным.

Законодательством узаконены несколько основных видов ПЛ, которые разработаны с учетом особенностей различных транспортных средств (для легковых авто, тракторов, автобусов). Если водитель предоставит проверяющим путевку, в которой неверно указан вид средства передвижения, он может быть оштрафован.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевок:

1. N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.
2. N 4-п. Такие применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.
3. N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Путевки для легковых автомобилей

Служебным легковым автомобилем считается транспортное средство, принадлежащее юридическому лицу и его предприятию. Грузоподъемность таких авто обычно небольшая.

Служебный транспорт и человек, управляющий им, могут быть наняты. В таком случае обязательным становится заполнение путевого листа. Этот документ предоставляет гарантии обеим сторонам трудовых отношений: наниматель уверен в том, что работа выполнена в полном объеме, а водитель имеет письменное подтверждение своих действий. Путевой лист - это своеобразная страховка, которую не могут заменить расписки или устные договоренности.

Обычно в путевке легкового автомобиля указывают следующие данные:

• Дату, когда лист был выдан.
• Его номер и серию.
• Фамилию, имя и отчество водителя, который будет использовать документ.
• Дату и время окончания работы (конец рабочего дня или возвращение из рейса).

Конечно, путевый лист легкового автомобиля должен быть подписан человеком, который хранит и принимает такие документы. Свою подпись ставит также и водитель. Перед этим (при получении путевки) он должен проверить правильность информации.

Создание и хранение бланков путевых листов

Многие предприятия предпочитают использовать бланки, сделанные в типографии, другие самостоятельно разрабатывают шаблон и печатают эти документы на принтерах. В любом случае, незаполненный путевой лист - это Это значит, что все экземпляры пронумерованы, а движение готовых документов (также как испорченных) контролируется. Бланки должны храниться в сейфе предприятия или на его складе, ответственное лицо выдает необходимое количество путевок, когда в этом возникает необходимость. Путевой лист, бланк которого был испорчен при заполнении, утилизируется, а его номер вносится в список (это позволяет избежать недостачи при пересчете).

Кто и как заполняет путевку?

Даже если автомобиль не сдается в аренду (используется самим собственником), его водителю выдают путевку. Перед началом каждого нового рейса диспетчер или человек, выполняющий его обязанности, записывает в путевой лист информацию о водителе и обстоятельствах поездки.

Данные, которые обычно включают в путевый лист легкового автомобиля, должны быть точными и достоверными. Порядок заполнения путевок описан в постановлении Госкомтата РФ №78. Здесь же приведен перечень из восьми основных форм, разработанных для различных :

• Строительный транспорт.
• Легковой.
• Транспорт специального назначения.
• Такси.
• Две формы для грузовых автомобилей.
• Общественный транспорт.
• Заказанные автобусы.

Следует учитывать, что положения постановления актуальны только для юридических лиц.

Заполнение путевого листа: лицевая сторона

Так как путевка должна отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, ее бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

Расход топлива

Объем израсходованного бензина или газа в путевке также указывают, для этого есть отдельное место бланке. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ. Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Оборотная сторона документа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

1. Маршрут, по которому происходило перемещение транспортного средства.
2. Номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.
3. Места отправления и прибытия.
4. Фактический километраж поездки и подпись водителя.

Другие виды путевок: путевой лист трактора (форма 68)

В том случае, когда трактор используют для перевозки грузов, его водителю выдают путевку. Существует две формы этого документа: бланк 68 и 412-АПК.

Первый вариант используют в нескольких областях России, территориально расположенных возле Украины. Фермеров из этих двух стран нередко объединяют хозяйственные отношения, и им проще работать по одинаковым документам. Фактически такой путевой лист трактора является украинским бланком, но в российском законодательстве существует аналогичная форма.

Традиционная путевка по форме 412-АПК

Это непосредственно российский бланк, в котором указывают такие данные:

Путевка для водителя автобуса

Как и другие описанные выше документы, путевой лист автобуса предназначен для учета отработанного времени водителей и необходим для начисления их заработной платы. Это один из важнейших первичных документов, который включает такие данные:

Если один автобус используется несколькими водителями, и они работают посменно, то составляют нужное количество путевок (обычно два). Путевой лист автобуса для перового водителя будет включать данные, зафиксированные на выезде, а в документ второго работника вносят информацию при заезде транспортного средства.

Следует знать!

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений. Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения. В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Правила заполнения путевых листов в 2018 году изменились. В 2017 году в порядок оформления документа вносились изменения, в результате которых были добавлены новые реквизиты.

Таким образом, если организация применяет в своей деятельности унифицированные формы этих документов, то ей нужно будет внести соответствующие корректировки в бланк путевого листа 2019 года.

Все подробности о видах путевых листов, внесенных изменениях и о порядке заполнения документа, читайте в этой публикации. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 года и образец заполнения.

Необходимость путевых листов

Индивидуальным предпринимателям и организациям путевые листы необходимы для следующих целей:

• учета расходов топлива (бензина) и ГСМ;
• учета общих затрат на транспортные средства;
• начисления амортизации на транспортные средства;
• организации (контроля) движения автотранспорта;
• расчета зарплаты водителям.

Вне зависимости от того, находится ли транспортное средство в аренде или в собственности компании, на него необходимо оформить путевой лист, относящийся к первичной документации.

Виды путевых листов

Бланки путевого листа отличаются в зависимости от видов используемого для перевозок транспорта. Формы документа различны порядком заполнения и содержанием.

Предлагаем вам ознакомиться с унифицированными формами документа в виде таблицы, при помощи которой вы сможете определиться с наиболее подходящей формой документа для вашего предприятия:

Название формы	Дата утверждения		Назначение	Особенности
Путевые листы легковых автомобилей в 2019 году
ОКУД 0345001 Форма 3			Обоснование расходов на топливо и ГСМ
Форма ПЛ-1 «Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя»	Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция22.09.2003)		Предназначена для ИП	Может применяться в добровольном порядке
ОКУД 6002208 Форма 16 «Путевой лист легкового автомобиля»			Обоснование расходов на топливо и ГСМ в первичном учете
ОКУД 6002209 Форма 16а	Приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 №139		Применяется с целью учета работы ТС	Применяется военными структурами
ОКУД 0345003 Форма 4 «Путевой лист легкового такси»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78		Используется как первичный документ организациями, имеющими таксопарк для начисления заработка водителям такси	Выдается диспетчером ежедневно под роспись водителя
Путевые листы грузовых автомобилей 2019 года и специальных автомобилей
ОКУД 0345002 Форма 3 спец «Путевой лист специального автомобиля»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78		Для работы специального автомобиля (например, автокраны, уборочные машины и т. д.), и правильного начисления зарплаты водителю ТС	Составляется на 1 день (смену) на выполнение задания у 1-2 заказчиков
Форма 4-М	Инструкция Минфина СССР №156 от 30.11.1983		Для перевозки разных грузов в междугороднем формате (в течение долгого периода времени)	В путевом листе есть отрывной талон для заказчика груза
ОКУД 0345004 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78		Позволяет вести всесторонний учет перевозки грузов (товаров) таким видом транспорта и предназначается для сдельных перевозок	Составляется на 1 день и имеет отрывную часть (талон)
ОКУД 0345005 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78		Используется при оплате работы грузового автомобиля по повременному тарифу	Нужно прикладывать товарно-транспортные накладные, если перевозятся материальные ценности
Форма ПГ-1 «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя»			Предназначена для ИП в качестве основания для начисления зарплаты водителю и перевозки груза, а также для расчетов с заказчиками за транспортируемые грузы и для списания затрат на топливо и ГСМ	Составляется на срок от 1 дня
Форма 412-АПК «Путевой лист трактора»	Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 №750		Применяется для учета работ, выполненных трактористами на транспортных работах	Не допускается выпуск трактора на транспортные работы из гаража без наличия путевого листа
Путевые листы для автобусов
ОКУД 0345006 Форма 6 «Путевой лист автобуса»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78	Первичный документ учета работы автобуса как на городских маршрутах, так и в пригороде. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса.			В документе указывают общие сведения об автобусе, расходе топлива и о задании, которое было получено водителем.
Форма ПА-1 «Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя»	Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция от 22.09.2003)	Первичный документ учета работы автобуса ИП. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса.			ПА-1 уже не является обязательной к применению, допускается разработка собственных форм документа индивидуальным предпринимателем
ОКУД 0345007 Форма 6 спец «Путевой лист автобуса необщего пользования»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78	Применяется для автобусов необщего пользования (например, для доставки сотрудников на работу или в целях других нерегулярных перевозок)			В путевом листе есть отрывной талон для заказчика

Кроме путевых листов в документообороте организаций и ИП, использующих автотранспорт или оказывающих услуги грузоперевозок, должны присутствовать такие учетные документы как:

1. Журнал регистрации путевых листов ИП (форма документа утверждена Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (в редакции от 22.09.2003)).
2. Товарно-транспортные накладные (по форме Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
3. Журнал учета движения путевых листов (по форме 8, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).

Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за оформление путевых листов и ведение Журнала регистрации путевых листов. Журнал заполняется в хронологическом порядке.

Когда вы определились, какой именно бланк путевого листа следует использовать для нужд предприятия, не забудьте утвердить этот документ в учетной политике. Это необходимо сделать и в том случае если вы переходите на применение другой формы путевого листа.

Отметим, что организация или ИП имеют право применять собственно разработанные формы документа, но при этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, установленные российским законодательством.

Бланк путевого листа 2019 года: обязательные реквизиты

Приказом №17 от 18.01.2017 и Приказом №476 от 07.11.2017 года Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать 14 обязательных реквизитов, а именно:

1. Название - ПУТЕВОЙ ЛИСТ.

2. Номер документа.

3. Период действия.

4. Сведения о владельце транспортного средства.

5. Тип и модель транспортного средства.

6. Государственный регистрационный знак автомобиля.

7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.

8. Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж.

9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе.

10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.

11. Время и дата медицинского осмотра водителя автомобиля перед и после рейса.

12. Фамилия, имя и отчество медицинского работника, который проводил медосмотр, его подпись и штамп.

13. Отметка об осмотре технического состояния транспортного средства с указанием времени и даты.

14. Фамилия, имя и отчество, а также подпись контролера технического состояния автомобиля.

Если вы применяете форму путевого листа, разработанную самостоятельно, то обязательно проверьте наличие всех реквизитов в документе, которые требуются в 2019 году.

Правила заполнения путевого листа в 2018 году с учетом изменений

Документ оформляется в единственном экземпляре. Путевой лист выдается на руки водителю (под роспись). Затем он должен быть возвращен должностному лицу под роспись, после чего документ считается закрытым. Далее путевка поступает в бухгалтерию.

Отметка механика проверке транспортного средства перед выездом

В связи с изменениями, внесенными в порядок оформления путевого листа, в 2019 году организации должны включать в документ отчет механика о проверке транспортного средства перед выездом. Норма касается не только легковых, но и грузовых автомобилей.

В путевом листе должна стоять пометка механика или мастера о проверке автомобиля. Осмотр транспортного средства перед рейсом должен осуществляться специалистом, имеющим аттестацию в транспортной инспекции.

Отметка механика может быть следующего содержания:

1. «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».
2. Или «Прошел предрейсовый контроль технического состояния».

Какой вид будет иметь отметка в путевом листе - компания должна решить самостоятельно. Допускается вариант пометки по аналогии с отметкой медика в виде штампа. Самое главное - чтобы она включала время и дату проведения проверки, а также ФИО специалиста, проводившего техосмотр и его подпись.

Отметки медика и механика в путевом листе действуют в течение времени рейса.

Если у организации нет механика, то техосмотр транспортного средства можно пройти в сертифицированном техническом центре и получить необходимую отметку от специалиста.

Печать теперь ставить необязательно

В соответствии с изменениями в отношении оформления путевого листа в 2019 году, печать на документе не является обязательным реквизитом. Об этом говорится в пункте 1 приказа Министерства транспорта №17 от 18 января 2017 года.

Таким образом, если не поставить печать на документе, то это не будет считаться ошибкой. К тому же многие организации вправе работать без печати. В любом случае даже при отсутствии печати, документ будет считаться действительным при включении в путевой лист всех необходимых по законодательству реквизитов (№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года, статья 9).

Указание точной даты и времени в путевом листе

Начиная с 15 декабря 2017 года, в соответствии с приказом Минтранса № 476 от 07 ноября 2017 года, в путевой лист в состав данных об автомобиле нужно включить:

• дату предрейсового контроля транспортного средства - число, месяц и год;
• точное время - часы и минуты.

Контроль обязаны проходить организации, которые занимаются транспортировкой грузов или пассажиров.

Дополнительные данные об организациях и индивидуальных предпринимателях

В 2019 году организации и ИП должны будут указывать в путевом листе некоторые дополнительные сведения о себе, а именно:

• для организаций - ОГРН;
• для ИП - ОГРИП.

До этого такие данные не включались в документ.

Путевку можно выписать на такие периоды:

• на один рабочий день;
• на один месяц;
• на один рейс.

Путевой лист оформляют диспетчеры или работники, которые ответственны за выпуск в рейс автомобилей.

Хранение и ответственность

Закрытые путевые листы следует не менее пяти лет (на основании Приказа Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года). Ответственность за хранение документа несет:

• руководитель фирмы;
• должностные лица (отвечающие за эксплуатацию автомобиля).

Проверкой путевых листов могут заняться:

• ГИБДД;

При отсутствии путевого листа может быть наложен штраф по статье 12.13 КоАП: по 200 рублей за каждый неоформленный путевой лист.

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: особые требования

Изменения в путевых листах в 2019 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

	Путевой лист, бланк		Отличительные особенности в заполнении
Легковые автомобили			Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям			Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.
Грузовые машины с повременной оплатой водителям			Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.
		Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.
		Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.
Автобусы для общественного и иного пользования		0345006 и 0345007	Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

получен
гонорар 39%

Добрый день.

Выписывать путевые листы должно лицо в чьем фактическом обладании находится транспортное средство - в Вашем случае арендатор.

Так согласно ст. 6 ФЗ от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Т.е. выписанный путевой лист предоставляет возможность осуществления соответствующих видов перевозок, связан с учетом топлива и не привязан к уплате налогов.

В свою очередь в

Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152

«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

отмечается, что

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства ;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

Общаться в чате

Общаться в чате

0 0

Общаться в чате

Бесплатная оценка вашей ситуации

Общаться в чате

1 0

получен
гонорар 39%

Здравствуйте. Считаю что заполнять всё равно должны. Путевой лист заполняется по общему правилу арендодателем. Либо устанавливается договором эта обязанность.

Инструкция Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983
(ред. от 28.11.1997)
«О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом»

14. Основным первичным документом учета работы грузового автомобиля является путевой лист.
Путевой лист является документом строгой отчетности, изготавливается типографским способом с учетной серией и типографским номером.
Формы путевого листа для грузового автомобиля и порядок их заполнения устанавливаются согласно приложениям N 4, 5, 6, 7.
15. Все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.
Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

Путевой лист грузового автомобиля
(форма N 4-п)






В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики.
Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

получен
гонорар 23%

Здравствуйте, Лариса!

кто должен выписывать путевые листы? Арендатор или Арендодатель?

Выписывать путевые листы должен тот, кто фактически эксплуатирует машину. В вашем случае есть договор аренды, на основании которого вы используете машину. Следовательно, путевые листы должны составляться вами - арендатором.

Если Арендатор, то обязан ли он их вообще заполнять, ведь он на ЕНВД и учёт расходов не ведёт, расчёты с Арендодателем производятся на основании актов выполненных работ.

А вот вопрос о том, должны ли вообще составляться путевые листы достаточно сложен. С одной стороны вы, применяя ЕНВД, действительно, не имеете необходимости подтверждать расходы. Вы также освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет и соблюдать требования бухгалтерского законодательства относительно составления первичных учетных документов.

Но с другой стороны путевой лист составляется не только чтобы подтвердить расход, а, например, для правильного расчета с водителем по заработной плате и по потраченным им деньгам на гсм. Кроме того, путевые листы также используются в спорах с налоговыми органами об обоснованности применения ЕНВД и т.д.

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.
Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику.
К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.