Основание издания приказа по основной деятельности содержится. Место составления документа
Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.
Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.
Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: "Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно". Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: "Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды". Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель "корпоративным стилем одежды". Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.
Различают три вида приказа:
- приказ по административно-хозяйственным вопросам;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу.
Приказ по основной деятельности
Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.
Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.
Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:
- инициирование издания приказа;
- сбор необходимой информации;
- подготовка проекта документа;
- согласование;
- проверка правильности оформления;
- подписание;
- доведение приказа до исполнителей.
Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.
Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: "В целях...", "На основании...", "В связи с...".
Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом "Приказываю", который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: "Директорам заводов...", "Начальнику отдела кадров Иванову В. П..." и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме "подготовить", "зачислить", "обеспечить", "утвердить". Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит "приложение" в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: "Утвердить инструкцию по делопроизводству" (приложение 1).
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:
Словарь кадрового делопроизводства. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.
Приложение к приказу - дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.
В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.
Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".
Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.
Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.
Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.
Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).
Приказ по личному составу
Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.
В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.
Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.
Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.
Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.
Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.
В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.
Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов"), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.
Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа - "Приказ";
- дата, номер;
- место издания, заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы согласования;
- отметка об ознакомлении с приказом работника;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить - приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: "С приказом ознакомлен", подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.
Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.
К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово "Приказываю" (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: "Принять", "Уволить", "Назначить", "Изменить", "Присвоить" и т. д.
Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.
Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: "Изменить", "Присвоить", "Объявить" и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос "о чем?": о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.
Объявить:
Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за
халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу
технического оборудования.
Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа - "Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника".
Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде "С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака...", т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.
Неправильной является и другая распространенная формулировка - "Внести изменения в персональные данные работника". Изменять персональные данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.
Дата составления приказа - поступление копии паспорта в кадровую службу.
Регистрация и хранение приказов
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.
Приказы по основной деятельности имеют срок хранения "постоянно". Приказы по административно-хозяйственным вопросам - срок хранения 5 лет.
Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.
Библиография
1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.
3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005.
4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.
Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ
Каждое предприятие в процессе своей трудовой деятельности, довольно активно используют приказы по основной деятельности , так как правильно составить данный документ, чтобы он отвечал нормам делопроизводства.
Для оформления нормативно – распорядительного решения, необходимо составить . Данные приказы, составляют специалисты подразделений предприятия в условиях своих должностной компетенции по приказу руководства. Ответственность за составление приказа по основной деятельности, лежит на руководителе, этого структурного подразделения, однако за правильность оформления данного документа, отвечает служба делопроизводства.
Бланк приказа по основной деятельности предприятия
Данный документ составляется на , которые имеет унифицированную форму. Хорошо если на вашем предприятии, инструкцией по делопроизводству, установлен бланк приказа. Каждый лист бланка приказа, имеет поля, которые ограничены по размерам снизу, сверху, слева – 20мм, поле справа, имеет размер – 10 мм. Если текст приказа слишком большой, его нумеруют со второго листа, начиная сверху или по центру.
Как правильно составить приказ
- Заголовок
Текст приказа, должен иметь короткий заголовок, который нужно выровнять по центру страницы. Заголовок отвечает на вопрос: «о чем?», пишется в тексте без употребления кавычек, к примеру, о назначении ответственного…, об утверждении положения.
- Изложение приказа
Как правило, текст приказа, начинается с описания причин, главная подготовка приказа, называется преамбула. Наиболее распространённые варианты, с которых можно начинать текст – «Во исполнении», «В соответствии», «В целях» и т.д. В приказе, завершает текст слово приказываю, желательно его прописывать в разрядке, а так же не переходить на новый лист не рекомендуется.
- Распорядительная часть
В тексте приказа включены перечисления предписываемых действий. В этом случае, очень важная точность и возможность будущего контроля исполнения. Действия, которые перечисляются в распорядительной части, лучше всего делить на пункты, однако это не является обязательным условием.
Исполнителем поручений, могут быть структурные подразделения или отдельные люди. Сроки исполнения определяются по необходимости они устанавливаются по приказу нормативного или регулярного характера.
Текст приказа не должен содержать в себе фразу по типу «с приказом ознакомить». Одновременно с проектом приказа, исполнитель в произвольной форме готовит лист рассылки, где перечисляется необходимые конкретные лица или структурные подразделения, которых нужно ознакомить.
Как оформляются приказы по основной деятельности предприятия
Некоторые массивы информации из-за их внушительного объема как правило оформляют в виде специальных приложений к приказам, к примеру, утверждаемые приказом другая документация (положения, штатные расписания, схемы, графики, инструкции и т.д.). Если же приложений в приказе несколько, их обязательно пронумеровывают.
В наше время, актуальным стал вопрос, что такое Приказ по основной деятельности и как правильно его составить, в нашей статье, мы постарались детально разобрать все аспекты данной темы, привели правила и примеры оформления данного документа.
В каждой организации трудовая деятельность регулируется приказами и распоряжениями руководителя. При этом во многих компаниях распространена практика, когда разработка приказов поручается именно секретарю (личному помощнику). В данной статье мы рассмотрим, какие правила оформления приказов при этом необходимо соблюдать.
Из данной статьи вы узнаете:
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?». Например, «Об изменении графика работы», «О смене тарифных планов» и т.д.
Новые статьи
Ошибки в приказах
Достаточно часто при оформлении приказов возникают ошибки, связанные с большим количеством требований к оформлению. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные.
2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:
2.1. Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.
2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:
Анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;
Соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.
Комментарий : в приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: «проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые – по мере необходимости»; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например, в положении о комиссии. Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.
3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.
Комментарий: пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом:
3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)…
Комментарий: в приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий, например:
1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников.
Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например:
1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до (дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда.
Комментарий: поскольку приказы, содержащие конкретные поручения, ставятся на контроль, причем каждое поручение контролируется отдельно, составителям приказов не следует забывать об указании срока исполнения поручения, как, например, в приказе:
1. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.
Комментарий: отсутствие срока исполнения данного поручения не даст возможности проконтролировать выполнение приказа. Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 15.05.2009, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа будет отсчитываться от даты подписания приказа руководителем. Для удобства работы с приказом срок исполнения поручения лучше указывать конкретной датой и оформлять отдельной строкой под поручением, например:
3. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.
Срок исполнения – 01.02.2009.
Комментарий: если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле. В данном случае речь идет о контроле за исполнением приказа по существу и в целом. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство организации (заместители руководителя, главные специалисты). Контроль за исполнением приказа нельзя возлагать на тех лиц, которым даются поручения.
m.sekretariat.ru
Оформляем приказ по новым правилам
С 1 июня 2017 г. введен в действие СТБ 6.38-2016 , а с 7 сентября - скорректирована Инструкция по делопроизводству. В данных документах определен общий порядок оформления документов, обязательный для всех организаций.
Рассмотрим, какие нововведения нужно учесть субъектам хозяйствования при подготовке приказа, распоряжения (далее - приказ).
Общие правила оформления приказа
Требования к оформлению документации изменены для упрощения ее набора на компьютере. Они коснулись расположения отдельных реквизитов документов: введены новые требования, а также уточнены имеющиеся.
Кроме того, уточнено оформление отдельных реквизитов. Например, установлен запрет на перенос слов в тексте. Он не распространяется на оформление таблиц.
Итак, нанимателям при оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам оформления документов:
1) соблюдать поля:
Правое - не менее 8 мм;
Верхнее и нижнее - не менее 20 мм;
2) печатать текст шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) ;
3) использовать размер шрифта не менее 13 пт;
4) не допускать текстовые выделения в виде подчеркивания;
5) не печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами;
6) реквизиты отделять друг от друга полуторным межстрочным интервалом. К реквизитам приказа относятся: «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Виза»;
На заметку
Допускается отделять друг от друга реквизиты документа пробельной строкой (Enter)
. Пробельная строка равна размеру используемого шрифта. То есть при наборе текста шрифтом, равным 13 пт, пробельная строка будет равна 13 пт
.
7) без переноса слов оформлять текст приказа и многострочные реквизиты. К многострочным реквизитам относятся реквизиты, которые не помещаются по длине на одну строку. При этом максимальная длина данных реквизитов - 73 мм.
Пример
Общество с ограниченной
ответственностью «Весна»
8) в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставить;
9) распорядительную часть приказа начинать словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.
В текстах сложных по структуре приказов по личному составу следует использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» ;
10) прописными буквами печатать:
Реквизит «Название вида документа»;
В грифе согласования - слово «СОГЛАСОВАНО»;
11) без абзацного отступа печать реквизиты:
- «Название вида документа»;
- «Заголовок к тексту»;
- «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
12) расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатать на расстоянии 120 мм.
Оформление реквизитов приказа
Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке:
1. Реквизит «Наименование организации» - указывается полное наименование организации согласно ее уставу.
2. Реквизит «Название вида документа». Каждый документ имеет свое назначение, на основании которого определяется его вид.
3. Реквизит «Дата документа». Датой приказа является дата его подписания. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. В конце буква «г» не ставится. Например, «10.10.2017».
4. Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой:
«к» - для документов 75-летнего срока хранения;
«л» - для документов 3-летнего срока хранения.
5. Реквизит «Место составления или издания». Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.
6. Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. При этом он должен отвечать на вопрос «О чем?»
7. Реквизит «Текст». Текст приказа излагается от первого лица единственного числа. Слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов. Пункт «Приказ довести до сведения…» не включается.
Отметим, что в реквизит «Текст» включается основание издания приказа. Для него установлены отдельные требования. Так, само слово «Основание» печатается без абзацного отступа и остается открытым, то есть под ним ничего не располагается (не печатается) . Текст основания печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.
8. Реквизит «Подпись». Данный реквизит состоит:
– из наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица, например директор. Допускается также использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Однако перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту. Кроме того, в наименовании должности, как правило, указывается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.), например директор общества;
Расшифровки подписи (инициалы, фамилия). При этом инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
9. Реквизит «Виза». Данным реквизитом оформляется внутреннее согласование проекта документа. Он включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
10. Отметка об ознакомлении. Она может быть оформлена:
На лицевой стороне последнего листа документа;
Оборотной стороне документа;
Отдельном листе ознакомления.
Пример оформления приказа о приеме на работу с указанием его реквизитов и требований к ним.
В скольких экземплярах составляется кадровый приказ? Должен ли работник расписываться об ознакомлении на всех экземплярах или достаточно на том, что остается в отделе кадров?
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) подлинник документа — это первый или единственный его экземпляр. Таким образом, документы, оформляющие организационно-распорядительную деятельность руководителя компании (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу) по правилам делопроизводства должны создаваться в одном экземпляре. Это не договор (иной документ), который подписывается по числу сторон. Следовательно, все остальные экземпляры — это копии документа. Согласно тому же ГОСТу копия документа — это его экземпляр полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Из этого определения можно сделать вывод, что в копии документа подписи работника может и не быть. Т.е. достаточно того, что работники расписываются в подлиннике документа. Это подтверждается и положениями Трудового кодекса РФ, в которых сказано, что работник должен быть ознакомлен с тем или иным приказом, а не приказами.
На практике же многие организации делают приказы как минимум в двух экземплярах (один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию) и просят, чтобы работники расписались и там, и тут. Объясняется это тем, что налоговые органы, аудиторы делают замечания, если в приказе, предназначенном для передачи в бухгалтерию, нет подписи работников. Если организация столкнулась с такой ситуацией, наверное лучше сделать так, чтобы подпись работника стояла во всех экземплярах приказа. Такой порядок оформления документов можно прописать в локальном нормативном акте организации, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству. Хоть это и не соответствует правилам делопроизводства, зато избавит от претензий проверяющих органов.
m.pro-personal.ru
Приказы по основной деятельности
ГЛАВА I. СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ. 5
1.1 Приказ как распорядительный документ: понятие, виды,
1.2. Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации. 7
Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов. 9
ГЛАВА II. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ 15
2.1. Характеристика этапов подготовки приказа по основной деятельности. 15
2.2. Правила оформления приказа по основной деятельности. 17
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и) оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д.
«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами». 1 От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен, документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.
Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которого принимается решение.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные
подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах -секретари-референты (секретари).
Принятые руководителем, его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, соответствие действующему законодательству, правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска.
Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Документ; документационная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2
Тема данной курсовой работы: «Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления». Этот вид документа является самым распространенным видом распорядительного документа применяемого в практике управления.
Целью курсовой работы является отслеживание и раскрытие таких вопросов как
Вследствие чего и каких причин возникают организационно-распорядительные документы.
Цели издания приказов по основной деятельности.
Какие требования предъявляются к составлению и оформлению документов.
При написании курсовой работы были использованы такие источники как ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000. №68. было прочитано и просмотрено много литературы по делопроизводству.
ГЛАВА I. СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ.
Приказ как распорядительный документ: понятие, виды, назначение.
Одной из основных управленческих функций является функция регулирования деятельности. Регулирование обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления, согласованность в работе всех органов и звеньев управления. Как правило, «регулирующие» решения подлежат либо немедленному выполнению, либо выполнению в строго установленное время.
Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу — руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и т. д.), — это приказ.
Приказ — правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.
Оформлению приказами подлежат:
Решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий; Утверждение и введение положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;
Вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;
Итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;
Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.
Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производится только приказами.
Юридическим основанием для создания приказов являются
Законы Российской Федерации;
Указы, распоряжения Президента Российской Федерации;
Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;
Необходимость правового регулирования и решения основных задач, стоящих перед предприятием.
Приказы предприятия делятся на две основные группы:
по основной деятельности;
по личному составу
К приказам по основной деятельности относятся приказы:
по организации работы предприятия;
другим производственным вопросам, например:
о распределении служебных помещений;
о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;
о нарушении правил транспортировки грузов;
о создании рабочей группы по проекту;
о премировании сотрудников коммерческого отдела;
о мерах по улучшению пожарной безопасности.
1.2 . Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации.
В целом нормативную и законодательную базу подготовки управленческих документов, в том числе приказов, составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, регламентирующих вопросы подготовки, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д. Организация делопроизводства условно делится на две части:
— организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);
— организация работы с документами: получение — передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Приведем краткую характеристику важнейших законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформления распорядительных документов, так и целиком посвященных этим вопросам.
Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановления Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат отдельные частные нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т.д.
Государственная система документационного обеспечения управления. (ГСДОУ).1991г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Основными целями ГСДОУ являются:
сокращение количества документов.
повышение качества документов;
нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.
совершенствование работы аппарата управления.
т иповая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 . Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только в министерствах и ведомствах, она также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.
ГОСТ Р. 6.30-2003. является важнейшим нормативным документом, оговаривающим требования к оформлению деловых документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, которой закрепляются решения по вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий и организаций независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
ГОСТ Р. 6.30-2003. устанавливает: состав реквизитов организационно-распорядительной документации; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов в целом, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003. носят универсальный характер. Знание их позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, сэкономить время на их составление и обработку.
1.3. Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов.
Распорядительные документы являются наиболее распространенным видом документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений документируемых в распорядительных документах – приказах, постановлениях, указаниях, распоряжениях, решениях.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.
Состав реквизитов организационно распорядительной документации установлен ГОСТ Р 6.30-2003. для подготовки приказов используются не все предусмотренные стандартом реквизиты поскольку ГОСТ Р 6.30-2003. распространяется и на другие виды документов (протоколы, письма, акты и др.)
Приведем полный перечень реквизитов оговоренных стандартом.
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
14 — место составления или издания документа;
16 — гриф утверждения документа;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
23 — гриф согласования;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск, печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Все реквизиты распорядительных документов можно разделить на постоянные и переменные.
Постоянные – в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов данного именования.
Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.
При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник. дубликат, копия). 3
ГОСТ Р 6.30-2003. устанавливает в площади формата места расположения для всех реквизитов с учетом последовательности оформления и прочтения документов.
Каждый лист документа оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля, не менее:
Бланки распорядительных документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов стандартных размеров (А-4 и А-5).
Требования к оформлению реквизитов распорядительных документов предоставлены в ГОСТ Р 6.30-2003.
В качестве примера рассмотрим некоторые из них:
01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».
02 — Герб субъекта Российской Федерации — помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03 — Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) — помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04 — Код организации — проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
07 — Код формы документа — проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 — Наименование организации — являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают его сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или после него.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
103706, Москва, Биржевая пл., 1
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.
17 — Резолюция — Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
18 — Заголовок к тексту — включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например:
Приказ о создании аттестационной комиссии
Должностная инструкция ведущего эксперта
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.
28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело — включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнителе; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ подпись ответственного исполнителя. дату. например:
от 23.05.2006 № 32
Личная подпись 25.05.2006
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29 — Отметка о поступлении документа в организацию – содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). например:
25.05.2006 14 ч. 15 мин.
Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида и будет гораздо меньше. Обязательными для большинства документов являются: наименование организации- автора документа, наименование вида документа (кроме письма), дата документа, его регистрационный номер, текст, подпись.
Документ становиться недействительным, то есть утрачивает свою юридическую силу при отсутствии даже одного из таких реквизитов.
ГЛАВА II. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ
2.1. Характеристика этапов подготовки приказа по основной деятельности .
Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает в себя следующие этапы:
Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания;
Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме;
Подготовка проекта распорядительного документа;
Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами;
Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами;
Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Необходимость издания приказа возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с выходом в свет новых законодательных актов, постановлений Правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.
Собираемая информация для выработки и принятия качественного решения должна быть полной и объективной с тем, чтобы обеспечить реальное решение возникшей проблемы или устранения противоречия, затрудняющего эффективную работу организации.
Проект приказа подготавливается на стандартном листе бумаги по правилам, предусмотренным для окончательного оформления документа с грифом «Проект». Проект документа готовится ведущими специалистами структурных подразделений по поручению руководства организации.
Согласование текста распорядительного документа может производиться со сторонними организациями (внешнее согласование) и визирование его заинтересованными должностными лицами, -руководителями подразделений, отдельными специалистами, юрисконсультом организации (внутреннее согласование).
Оформление проекта документа по результатам согласования осуществляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. . На этапе подписания документа руководителем организации принимается решение о подписании документа, что превращает проект документа в правовой акт.
На этапе доведения приказа до подчиненных организаций, структурных подразделений, исполнителей проводится тиражирование документа, подготавливаются при необходимости выписки из него, осуществляется рассылка или передача под расписку исполнителям.
Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Наименование подразделения, подготовившего проект приказа, с визой его руководителя располагается после реквизита «подпись» перед визами.
Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения:
Были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, компетенции подразделения предприятия;
Обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием;
Исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
Подготовка проекта приказа в зависимости от важности управленческого действия предусматривает изучение законодательных актов, правительственных документов, ведомственных нормативных актов, распорядительных документов, ранее издававшихся по этому вопросу, а также различных справочно-информационных документов предприятия: отчетов, справок, докладных записок, служебной переписки.
К составлению текста приказа следует приступать только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задач издания приказа. Текст вначале пишется вчерне, на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечиванию предусматриваемых приказом мероприятий материально- техническими и финансовыми средствами решаются на уровне руководства организации.
2.2. Правила оформления приказа по основной деятельности.
Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.
Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как:
Наименование организации — автора документа- является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах- внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже . Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации- автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках. 4
Наименование вида документа – ПРИКАЗ проставляется после наименования организации – автора документа.
Дата приказа – это дата его подписания, она как правило оформляется цифровым способом. элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. например: 08.03.2007 .
Регистрационный номер – помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»:
Заголовок располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в конце заголовка не ставиться.
Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально -деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.
Содержащиеся в проекте приказ поручения должны быть указаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:
Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:
1. Когда основанием для создания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления. Например:
«В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2006 г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных металлов», ПРИКАЗЫВАЮ: . »
2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа. Например:
«Во исполнение приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26.12.1994 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ. »
3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. Например:
«В порядке финансовой поддержки животноводства, руководствуясь Областным законом «Об областном бюджете на 2001 год» ПРИКАЗЫВАЮ: . »
Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого объяснения, являются очевидными.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть , которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.
Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.
Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.
Пример оформления приказа- ПРИЛОЖЕНИЕ №1 это пример оформления приказа на стандартном бланке, предусмотренном ГОСТ Р 6.30-2003. .
Так же приведем пример приказа с угловым расположением постоянных реквизитов, оформление флаговым методом. Документ оформлен в упрощенном варианте поскольку предназначен для решения сугубо внутренних задач. ПРИЛОЖЕНИЕ №2.
В формулировках распорядительной части следует избегать неконкретных выражений, таких как «улучшить», «повысить», «активизировать» и т.д.
В распорядительной части приказа следует учесть также следующие:
Каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.
Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения.
Если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.
Признать утратившим силу:
Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2004 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации;
Пункт 3 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 3 февраля 2004 г. № 8 «О квартальной бухгалтерской отчетности организации».
Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта.
«Пункт 3 приказа от 06.04.2006 г. № 74 дополнить изложить в следующей редакции. »;
«В пункте 8 Положения о бухгалтерии слова: «Министерство труда Российской Федерации» заменить словами: «Министерство труда и социального развития Российской Федерации».
В приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений).
Согласование документа — это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Например:
Заместитель директора по УВР
При наличии замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, виза оформляется следующим образом:
Зам. директора по АХР
(подпись) И.С. Сосницкая
Замечания излагаются на отдельном листе, подписывают прилагаются к приказу.
Передача руководству приказа на подпись без необходимых виз не допускается.
Подпись — обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.
Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.
В состав реквизита «подпись» входят:
— наименование должности подписавшего приказ;
— расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:
Директор подпись Н.Н. Луговой
Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа отсутствует, то он перепечатывается.
В случае обнаружения в подписанном документе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение изменений и дополнений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.
К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать те подразделения и организации, которых он касается.
Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.
Приказ по основной деятельности и другие распорядительные документы (распоряжения, постановления, указания, решения) являются важным средством управления подчиненными. Умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами документировать свои решения в форме распорядительного документа составляет одну из черт профессионализма руководителя любого ранга, секретаря-референта, специалиста.
Нетрудно увидеть, что подготовка приказа по основной деятельности заключается, прежде всего, в умении правильно оформить его реквизиты. Отсюда то большое внимание, которое в данной курсовой работе уделено их оформлению в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Изложение требований к оформлению реквизитов и бланков документов сопровождается приложениями в конце работы.
Во время написания данной курсовой работы были просмотрены и прочитаны книги по делопроизводству, таких авторов как Т. В. Кузнецова, М.В.Стенюков, и многих других замечательных специалистов с помощью и на основании которых и была написана работа. Еще хотелось бы отметить справочно-правовую систему «Консультант Плюс». Без их доходчивого и простого объяснения по такому вопросу как составление и оформление приказа по основной деятельности, наверное, мне, как человеку, которому в своей жизни еще ни разу не приходилось сталкиваться с такого рода документацией, а тем более с ее анализом и составлением, просто было бы не разобраться.
Все распорядительные документы (приказ по основной деятельности) должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, — 8 с.
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинописном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники: Основные положения. — М.: Госкомстат, 1985. — 6 с.
ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицирован-ная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Справочно-правовая система «Консультант Плюс»
Ю.Аксенов Ю. М., Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 4-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. — 296 с.
Кузнецова Т. В. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. — М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2006. — 384 с.
Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: «Издательство ПРИОР», 2003. – (изд. 8-е)144 с.
Федосова В.Т. Делопроизводство в образовательном учреждении: Практическое пособие – 5- е изд. – Ростов н/Д: Из-во «Учитель», 2004.- 114с.
ПРИМЕР ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 . и обеспечения их сохранности
1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате АО.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.04.2003 г.
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам АО с 01.04.2003 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
4. Секретарю-референту О. Д. Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия до 01.02.2000 г.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И. И. Клименко.
Директор предприятия Зиненко Л.А. Зиненко
Морозова М. П. Морозова
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА В УГЛОВОМ ВАРИАНТЕ РАСПОЛОЖЕНИЯ ПОСТОЯННЫХ РЕКВИЗИТОВ
ВЕСЕЛОВСКИЙ КОНСЕРВНЫЙ ЗАВОД
Об обеспечении противопожарной безопасности
и усилении охраны в период праздничных дней
В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1, 2 и 9 мая
1. Провести тщательную уборку территории завода и перевезти в более безопасное место воспламеняющиеся предметы и материалы (отв. Ю. В. Косенков).
2. Провести проверку состояния электропроводки электрооборудования и не позднее, чем за 2 часа до окончания работы 30 апреля выключить все рубильники (отв. В. Е. Петров).
3. Предоставить до 25.04.2000 список лиц, пребывание которых обязательно на заводе в праздничные дни (отв. В. А. Ефремов).
4. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. начальника административно-хозяйственного отдела завода С. В. Кузнецова.
Директор завода Желнов Н. П. Желнов
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения.-М..1998.
2 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения.-М..1998.
3 ГОСТ 6.10.4.-84. унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
4 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.
Например, в это генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.
Каждый руководитель издает два вида приказов:
- по основной деятельности;
- по личному составу.
Приказы по основной деятельности
Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа в текстовой форме.
Пример оформления приказаПриказы по личному составу
Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.
Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:
- констатирующей (вводной);
- распорядительной.
Констатирующая часть
Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.
В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».
Распорядительная часть
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.
Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.
Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.
В отдельном пункте приказа называются лица> на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...».
В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О....» от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:
«Пункты 2, 5, приказа «О....» от 00.00.00 Ко 00 считать утратившими силу (отмененными)».
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.
Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.
Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.
Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей. Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. [...]
Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В [...]
Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядке согласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были [...]
Давайте рассмотрим, как правильно составить приказ об отмене другого приказа. В практической деятельности может возникнуть ситуация, когда требуется отменить или внести изменения в приказ организации (отдельный его пункт). Данные действия возможно произвести только изданием другого приказа. При этом требования к оформлению стандартные – используют бланк приказа с установленным комплексом реквизитов, следуют заведенному порядку составления, согласования [...]
В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах. Так как она устанавливает: внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами, ответственность за работу с документами. Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, [...]
Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация: Состав инвентаризационной комиссии, Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства, Срок проведения – дата начала и окончания, Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др., Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.